Centralizuota Kaišiadorių rajono biudžetinių įstaigų buhalterija – valdžios fiasko?

Pagal 2019 m. priimtą Kaišiadorių rajono savivaldybės tarybos sprendimą nuo šių metų rugpjūčio 1 dienos trisdešimt vienos biudžetinės įstaigos (Kaišiadorių rajono priešgaisrinės tarnybos, Kaišiadorių socialinių paslaugų centro, Kaišiadorių meno mokyklos, Kaišiadorių rajono savivaldybės visuomenės sveikatos biuro, Kaišiadorių rajono savivaldybės viešosios bibliotekos, Kaišiadorių muziejaus, Kaišiadorių r. savivaldybės Kontrolės ir audito tarnybai, rajono kultūros centrų bei švietimo įstaigų) buhalterinė apskaita tvarkoma centralizuotai. Įstaigų bendrųjų paslaugų centralizavimas numatytas Vyriausybės programoje ir vykdomas daugelyje savivaldybių.

Iki centralizacijos trisdešimt vienoje rajono biudžetinėje įstaigoje buvo įsteigti 35 buhalterių, apskaitininkų, kasininkų etatai. Centralizavus buhalteriją Kaišiadorių švietimo ir sporto paslaugų centro Centralizuotos biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos skyriuje pradėjo dirbti skyriaus vadovė Danguolė Bučelienė, 15 buhalterių ir 2 vyr. specialistai. Skyrius įsikūręs Kaišiadorių Algirdo Brazausko gimnazijos pastate. Nupirkta ir parengta visa darbui reikalinga kompiuterinė ir programinė įranga, biuro baldai.

Buhalterijos centralizavimas – keli žingsniai atgal?

Centralizavus Kaišiadorių rajono savivaldybės biudžetinių įstaigų buhalteriją, pradžioje buvo pastebėta, kad kai kuriems tų įstaigų darbuotojams darbo užmokestis pradėtas mokėti maždaug savaitę vėliau, negu būdavo iki centralizavimo. Žinoma, svarbiausia, kad pinigai niekur nedingo ir jie buvo išmokėti. Tačiau juk ne vienas darbuotojas tose įstaigose gauna ir minimalų darbo užmokestį. Žmonės skaičiuoja, kiek kiekvieną dieną gali išleisti pinigėlių, kad galėtų „pratempti“ iki kitos algos ir nereikėtų skolintis. O čia šast – ir pagyvenk savaitėlę be algos.

Kuomet buhalterija nebuvo centralizuota, dažniausiai darbuotojai darbo užmokestį gaudavo paskutinėmis to mėnesio/pirmosiomis sekančio mėnesio dienomis. Savaitė asmeniui, gaunančiam minimalų darbo užmokestį ar šiek tiek daugiau, be pajamų – daug ar mažai? Paliekame spręsti kiekvienam individualiai…

Kaišiadoriečiams.lt yra žinomas ir toks atvejis, kuomet net „Sodra“ negalėdavo laiku gauti informacijos ir susisiekti su Kaišiadorių švietimo ir sporto paslaugų centro Centralizuotos biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos skyriumi. Taip žmonėms negalėdavo būti laiku paskaičiuotos „Sodros“ mokamos išmokos ir „Sodros“ specialistai net patys skambindavo žmonėms klausdami, kokia ten yra situacija ir gal jie gali padėti susisiekti su jų buhalteriais. Tad vėl kyla natūralus klausimas – kur šioje vietoje nutrūksta komunikacija ir kas kaltas, kad patys darbuotojai ir „Sodra“ turi ieškoti „galų“?

Negana to, įstaigų darbuotojams dabar tenka dalis buhalterių darbų tvarkant sąskaitas. O juk anksčiau jas tiesiog iškart pateikdavo savo įstaigos buhalteriams.

Apmokėjime už darželius – grįžimas dešimtmečiu atgal?

Ypač daug pasipiktinimų sulaukiama iš tėvų, kurių atžalos lanko darželius. Anksčiau, kuomet buhalteriai būdavo darželiuose, viskas būdavo paprasta – į elektroninį paštą gauni mokėjimo kvitą ir apmoki. Tačiau, centralizavus buhalteriją, buvo grįžta į popierizmo laikus. Kaišiadorių švietimo ir sporto paslaugų centro Centralizuotos biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos skyrius paskaičiuoja sumą, atspausdina kvitų lapelius, juos perduoda darželiams, šie išdalina grupių mokytojoms, o grupių mokytojos juos perduoda tėvams. Vietoje patogumo – įdarbinami visi. Lėšų taupymas? Vargu…

Negana to, tėvai pastoviai piktinasi, kad jiems už vaikų darželio lankymą priskaičiuojamos neadekvačios sumos, kai kuriems vos ne dvigubai didesnės negu turėtų būti. Būtų šaunu, jeigu bent būtų galima tiesiogiai su atsakinga buhaltere išsiaiškinti kur problema, tačiau tokios galimybės nebėra.

Kaišiadoriečiams.lt žiniomis, šiandien kai kurie tėvai atsiskaitymo lapelius jau gavo ir el. paštu, tačiau čia vėl yra kabliukas. Matėme konkretų pavyzdį, kai buvo atsiųsti du analogiški kvitai. Vienas už lapkričio mėnesį – su juo viskas tvarkoje. Kitas – jau už gruodžio mėnesį, kuriame nurodoma, kad vaikas darželį lankė tiek pat dienų, kaip ir lapkritį (red. visą gruodį Lietuvoje yra paskelbtas karantinas). Kadangi tėvai karantino metu dirba iš namų ir turi galimybę savo atžalą šiuo visiems sunkiu metu ugdyti namuose, tad stengiantis riboti kontaktus, vaikas visą gruodį nevedamas į darželį. Tačiau, nors gruodis dar ir nesibaigė, kažkodėl „avansu“ yra priskaičiuotos jo lankytos dienos, nors jis darželyje ir nebuvo. Nemokėjimas dirbti su buhalterija programa ar kompiuterinio raštingumo trūkumas?

Bandomasis laikotarpis baigėsi

Įprastai daugelyje įmonių priimant naują darbuotoją į darbą jam būna paskirtas bandomasis laikotarpis, kuris standartiškai trunka tris mėnesius. Per tiek laiko arba jis išmoksta atlikti jam pavestas užduotis ir su jomis susidoroja, arba būna ieškomas naujas darbuotojas. Šiuo atveju, galima sakyti, bandomasis laikotarpis jau kaip ir yra pasibaigęs (į pabaigą eina jau penktas mėnuo), tačiau klaidų vis dar pasitaiko.

Lapkričio mėnesio pradžioje Kaišiadoriečiams.lt išsiuntė laiškus visų įmonių vadovams bei savivaldybei su klausimais, kaip sekasi dirbti centralizavus buhalteriją. Deja, bet įstaigų vadovai taip ir nesugebėjo atsakyti į kelis paprastus klausimus. Nenoras kalbėti ar baimė „leptelėti“ kažką nenaudingo?

Į mūsų paklausimą atsakė tik Kaišiadorių švietimo ir paslaugų centro direktorius Dainius Tamulevičius bei Kaišiadorių rajono savivaldybės Administracijos direktoriaus pavaduotojas Voldemaras Maziliauskas.

„Kaišiadorių rajono švietimo ir sporto paslaugų centro Centralizuotos biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos skyrius, startavęs 2020 m. rugpjūčio 3 d., Kaišiadorių rajono savivaldybės biudžetinių įstaigų buhalterinę apskaitą tvarko vos daugiau negu tris mėnesius.

Centralizuotai tvarkoma 30-ies įstaigų apskaita, todėl, be abejo, krūviai yra nemaži. Natūralu, kad ir klaidų dar pasitaiko, tačiau mes stengiamės, jas analizuojame, taisome, vertiname rizikas. Kalbant apie darbo užmokestį, tai darbo užmokesčio mokėjimo terminai priklauso ne tik nuo Centralizuotos biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos skyriaus, bet ir nuo įstaigos dokumentų, reikalingų darbo užmokesčiui apskaičiuoti, pateikimo laiku.

Biudžetinių įstaigų buhalterinę apskaitą ėmus tvarkyti centralizuotai, pasimatė daug negatyvių dalykų- nesvarbu, kad visos įstaigos naudojo buhalterinės apskaitos programą ir mokėjo mokestį už programos priežiūrą, tačiau dalį operacijų, tarkim, darbo užmokesčio skaičiavimą, tikėtina, atlikinėjo ne programoje, ko pasekoje, pradėjus buhalterinę apskaitą tvarkyti centralizuotai, įstaigoms priskirtoms buhalterėms teko ne tik tikslinti, bet ir iš naujo suvedinėti duomenis darbuotojų kortelėse. Įstaigų ūkinės operacijos buhalterinė apskaitoje buvo registruojamos skirtingai, nesivadovaujant Viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybė standartais (VSAFAS), taip pat pastebėta daug neatitikimų įstaigų buhalterinėje apskaitoje. Manome, jog sprendimas centralizuoti biudžetinių įstaigų buhalterinę apskaitą pasiteisino.

Ko tikimės iš centralizuotos buhalterijos ateityje? Laikui bėgant tikimės sklandaus ir nepriekaištingo Centralizuotos biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos skyriaus darbo, bendradarbiavimo su įstaigomis, suvienodintos ir vieningos, atitinkančios buhalterinę apskaitą reglamentuojančių teisė aktų reikalavimus, Kaišiadorių rajono savivaldybės viešojo sektoriaus subjektų buhalterinės apskaitos bei teisingų finansinių ataskaitų.“ – rašė Kaišiadorių švietimo ir paslaugų centro direktorius Dainius Tamulevičius.

Analizuojamos galimybės personalo administravimą, IT ūkį, viešuosius pirkimus vykdyti centralizuotai

Kaišiadorių rajono savivaldybės Administracijos direktoriaus pavaduotojas Voldemaras Maziliauskas rašė:

„Valstybės ir savivaldybių įstaigų bendrųjų funkcijų koncentravimo modelis yra taikomas daugelyje Europos valstybių, taip pat Lietuvoje. Tai numatyta Vyriausybės programoje, kur iškelti tikslai ir rodikliai siekiant efektyvinti ir skaidrinti viešąjį sektorių. Ir šių procesų tikslas nėra vien tik efektyvus savivaldos lėšų naudojimas bei valdymas, tačiau nemažiau svarbūs elementai yra finansų ir vidaus kontrolė, procesų standartizavimas ir vieningų finansų apskaitos įrankių naudojimas, klaidų eliminavimas, kompetencijos ugdymas. Be to, centralizavimu siekiama įstaigų veiklos kokybės, t.y. koncentracijos jų veikimo srityse, bendrąsias funkcijas perduodant specializuotiems vykdytojams.

Kaip žinote, Kaišiadorių rajono Švietimo ir sporto paslaugų centro Centralizuotos biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos skyrius (toliau – Skyrius) tik nuo 2020 m. rugpjūčio mėnesio vykdo švietimo ir kultūros įstaigų (toliau – Įstaigos) buhalterinę apskaitą centralizuotai,  o tai per trumpas laikas vertinti minėtą sprendimą sėkmės ar pasiteisinimo aspektu. Eigoje išryškėjo silpnieji proceso elementai: Įstaigų ūkinių operacijų registracijos – įrankių įvairovė, techninės darbo laiko apskaitos klaidos, buhalterinio raštingumo stoka, dokumentų valdymo sistemos naudojimo trūkumai, Įstaigų ir Skyriaus – abipusio kokybiško komunikavimo – duomenų teikimo sutrikimai.

Pagrindinė Kaišiadorių rajono savivaldybės ir Skyriaus užduotis dabar – komunikacija su visomis įstaigomis ir nuolatinis proceso stebėjimas, tikslu taisyti procesines klaidas, numatyti ir suvaldyti kylančias rizikas. Be to, artimiausiu metu Įstaigos gaus metodinę pagalbą kaip gerinti dokumentų valdymo sistemos įgūdžius, kas leis kurti elektroninius dokumentus bei registrus atsisakant “popierinių” dokumentų, taupyti jų perdavimo resursus, ieškomas geriausias sprendimas dėl elektroninio darbo laiko apskaitos žiniaraščio įdiegimo, atnaujinama pagalbinė vieningų Įstaigų dokumentų formų atmintinė.

Tikėtina, kad, centralizuotos įstaigos jaučia įtampas dėl krūvių perskirstymo ar papildomų užduočių atsiradimo jų viduje, bet būtina pabrėžti, kad centralizuotas buhalterinės apskaitos organizavimas – tai pirmas žingsnis siekiant veiklos efektyvumo. Šiuo metu renkama informacija bei analizuojama geroji praktika apie galimybes personalo administravimą, IT ūkį, viešuosius pirkimus vykdyti centralizuotai. Pasitelkiant  informacines sistemas, jų instrumentus bei įrankius galima siekti vieningai struktūrizuoti Įstaigas, išgryninti pareigybes, optimizuoti darbo krūvius, supaprastinti valdymo procesus.

Sutinkame, kad visas centralizacijos procesas gali pasirodyti grėsmingas ir keliantis daug klausimų, reikalaujantis pastangų priimti naujus sprendimus, gilintis į sritis, kurios buvo mažiau svarbios Įstaigoms. Tačiau geroji patirtis, tiek savivaldų tiek nacionaliniu lygiu įrodo, kad einama teisinga kryptimi ir rezultatas tenkina visus jame dalyvaujančius.“

Ar nelipama ant to pačio grėblio kelis kartus?

Buhalterijos centralizavimas, šiai dienai, panašu, kol kas nėra labai nusisekęs Kaišiadorių rajono savivaldybės projektas. Tačiau, nepaisant to, jau analizuojamos ir svarstomos galimybės centralizuoti administraciją, IT ūkį ir viešuosius pirkimus. Kitaip tariant – nesusitvarkius vienam kampe, planuojama daryti betvarkę ir kituose kampuose. Nors ir pripažįstama, kad centralizavus buhalteriją, darbo krūviai tapo didesni, tačiau vis tiek žūtbūt kažkam reikia įgyvendinti savo planus? Tikrai bus įdomu pažiūrėti, kaip vienas ūkvedys, IT specialistas ar kitas darbuotojas spės „aplakstyti“ visas įstaigas. Buhalterija buvo centralizuota 31 įstaigoje, tad matematika paprasta – centralizavus ir kitus darbuotojus, jeigu bus įsteigta po vieną etatą, vienoje įstaigoje teoriškai per pusantro mėnesio dirbs tik vieną dieną. Įsivaizduojate, kaip per vieną dieną reikėtų padaryti per pusantro mėnesio prisikaupusius darbus? Aišku, centralizavus juk tikriausiai nebus tik po vieną etatą palikta, bet kas ten žino…

Kaišiadorių valdžia skambiai trimituoja, kaip svarbu rajone kurti naujas darbo vietas, kaip mūsų rajonui reikia oro uosto ir pan. Tačiau realybė kiek kitokia – centralizuojant paslaugas juk vis tiek atsiras tokių, kurie neteks darbo, o kitiems tik padidės darbo krūvis. Tiesa slypi kažkur anapus?.. O gal geriau reikėtų centralizuoti savivaldybių administracijų direktorius, merų patarėjus, merus ir kitus tarnautojus? Na, tarkim, Kauno apskritis turėtų vieną merą (be patarėjų), vieną administracijos direktorių ir pan. Juk taip pavyktų dar daugiau sutaupyti!

Remiamas turinys:
Naujienos iš interneto